Fachmann/-frau Information und Dokumentation EFZ

Arbeitssituation 1, Arbeitsort Bibliothek

Leonie ist für die Morgenschicht an der Ausleihe in der Stadtbibliothek einer mittelgrossen Stadt eingeteilt. Eine Kundin möchte sich einschreiben lassen und fragt nach den Benutzungsbedingungen und Gebühren. Leonie erklärt ihr die verschiedenen Medienabonnemente und Gebühren. Die Kundin entscheidet sich für ein Jahresabonnement. Leonie erfragt Name, Adresse und Kontaktangaben. Sie schreibt diese am PC korrekt in das Bibliothekssystem, druckt eine Benutzerkarte aus und zeigt der Kundin anhand eines Übersichtsplans, wo sie welche Medien in der Bibliothek finden kann. Die Kundin möchte sich sogleich einen bestimmten Film auf DVD ausleihen, hat den Titel des Filmes allerdings vergessen. Leonie erfragt im Gespräch, was die Kundin vom Film noch weiss und hört ihr genau zu. Aufgrund der Beschreibung der Kundin findet Leonie heraus, um welchen Film es sich handelt. Sie sucht die DVD für die Kundin heraus und nimmt die Ausleihe dann vor. Sie verabschiedet die Kundin und macht sich dann daran, eine kleine Zusammenfassung über ein neu erschienenes Buch, das sie gestern fertig gelesen hat, zu verfassen. Die Bibliothek, für die Leonie arbeitet, publiziert regelmässig solche kurzen Zusammenfassungen von Neuerscheinungen in der Lokalzeitung. Während dieser Arbeit wird sie von einem französischsprechenden Kunden angesprochen, der eine Frage zu den Ausleihfristen hat. Sie beantwortet diese Frage kompetent und fährt dann mit dem Erstellen der Zusammenfassung fort.

Arbeitssituation 2, Arbeitsort Bibliothek

Lisa arbeitet in der Abteilung Formalkatalogisierung einer Schweizer Universitätsbibliothek. Ihre Aufgabe ist es, die neu erworbenen Medien, z.B. Bücher, CD-ROMs oder DVDs, im Bibliothekskatalog zu erfassen. Als erstes muss Lisa ein neues Buch erfassen. Zuerst recherchiert sie deshalb im Bibliothekskatalog, ob bereits eine Katalogaufnahme für dieses Buch existiert. Dies ist der Fall, wenn bereits eine andere Bibliothek im Verbund das Buch besitzt und dieses schon katalogisiert hat. Da dies für das fragliche Buch so ist, liest Lisa die katalogisierten Informationen genau durch. Sie kontrolliert aufmerksam, ob das im Katalog beschriebene Buch wirklich identisch mit dem ihr vorliegenden Exemplar ist, d. h. ob es dieselbe Auflage ist und dasselbe Publikationsjahr hat. Da alles übereinstimmt, fügt sie die eigenen bibliotheksspezifischen Angaben zu Standort und Ausleih-Verfügbarkeiten hinzu. Darauf versieht sie das Buch mit einem Barcode, dem Bibliotheksstempel und der Signatur. Jetzt kann das Buch für die weitere Bearbeitung weitergegeben werden.

Das nächste Buch ist noch nicht im Katalog erfasst, weshalb Lisa es selbst katalogisiert. Dafür muss sie Titel, Autoren, Verlag, Reihenangabe und ISBN nach vorgegebenen Regeln im Katalog erfassen. Wie im obigen Fall ergänzt sie dann auch bei diesem Buch die bibliotheksspezifischen Angaben zu Standort und Ausleih-Verfügbarkeiten und versieht das Buch mit einem Barcode, dem Bibliotheksstempel und der Signatur.

Arbeitssituation 3, Arbeitsort Archiv

Stefan arbeitet in einem Staatsarchiv. Heute wurden Kartonkisten mit Briefen, Rechnungen, Notizen, Fotos, Tonaufnahmen, Manuskripten, Videos und Zeitungsartikel von einem bekannten, mittlerweile verstorbenen Professor der Universität geliefert. Das Staatsarchiv hat mit den Nachkommen des Professors vereinbart, dass seine Unterlagen ins Archiv übernommen und erschlossen werden. Stefan bekommt von seiner Chefin den Auftrag, die Kisten zu sichten, und bespricht das Vorgehen bei der Übernahme mit ihr im Detail. Er erhält von ihr diverse Informationen zur Person, seinen Unterlagen und den Gründen, warum man den Bestand übernommen hat und was man davon behalten möchte. Zudem erfährt Stefan, worauf er bei der ersten Sichtung besonders achten soll. Stefan beginnt, die Schachteln auszupacken, liest die Dokumente durch und bringt eine erste Ordnung in die Unterlagen. Die Fotos wurden lose in einer Kartonkiste gesammelt. Das wird er seiner Chefin zeigen. Um diese richtig ordnen zu können, braucht es eventuell noch die Hilfe der Nachfahren des Professors. Stefan schaut sich die Ton- und Videoaufnahmen mit einem Spezialprogramm an und spult sie durch, damit er weiss, ob die Daten auf den Datenträgern noch erhalten sind. Ebenfalls hört er sie ab, um zu prüfen, ob auch wirklich der Inhalt auf den Tonaufnahmen mit der äusseren Beschriftung übereinstimmt. Dabei hört er sich auch einige fremdsprachige Aufnahmen an. Er notiert sich, bei welchen Aufnahmen Restaurierungsarbeiten in die Wege geleitet werden müssen. Stefan ist mit diesem grossen Nachlass mehrere Tage beschäftigt. Nach Abschluss der Sichtung und Vorordnung präsentiert er seiner Chefin die getane Arbeit und erklärt, wie er vorgegangen ist und was ihm dabei aufgefallen ist. Gemeinsam legen sie die definitive Einteilung der Unterlagen fest. Danach werden die einzelnen Dokumente in säurefreie Schachteln verpackt, die Tonträger überspielt und für die Benutzung erschlossen.

Arbeitssituation 4, Arbeitsort Dokumentationsstelle

Lena arbeitet in der Dokumentation von Radio und Fernsehen SRF. Heute ist viel los. Sie wird zuerst eine Redaktorin bei der Informationssuche für die Tagesschau unterstützen. Alle Mitarbeitenden, die in tagesaktuellen Sendungen arbeiten, benötigen die Informationen immer sehr schnell. Lena hört der Redaktorin, die selbst ziemlich in Eile ist, genau zu. Sie soll Informationen zum Tourismusdirektor von Davos zusammentragen, und zwar alles, was sie über seine Person finden kann (von Skandalen über Familiendaten bis zur beruflichen Karriere). Zudem muss sie recherchieren, ob sie im SRF bereits einen Beitrag über ihn gebracht haben und ob es aktuelle Bilder von ihm gibt. Da Lena sich stets über alle möglichen Themen informiert hält und täglich die Zeitung liest, weiss sie bereits, wo in Davos der Schuh drückt, und kann ihre Suche gezielt gestalten. Lena trägt die Informationen aus diversen Kanälen zusammen, gliedert sie sinnvoll und stellt sie in einem Dossier zusammen. Nach einer halben Stunde mailt sie das Dossier an die Redaktorin, damit diese weiterarbeiten kann. Als nächstes macht sich Lena an eine Recherche für eine Sendung, die länger im Voraus geplant ist, weshalb sie sich mehr Zeit dafür nehmen kann. Lena unterhält sich ausführlich mit der zuständigen Redaktorin, um herauszufinden, welche Infos diese genau braucht. Dann kann sie die Recherche angehen. Dafür muss sie auch in fremdsprachigen Quellen recherchieren, weshalb Französisch- und Englischkenntnisse wichtig sind. Auch bei längerfristigen Recherchen spielt der Zeitdruck mit, denn es gäbe immer noch weitere Quellen, die Lena abchecken könnte. Oft sucht Lena deshalb das Gespräch mit den erfahrenen Kolleginnen und Kollegen oder mit der zuständigen Redaktorin, um zu entscheiden, welche Prioritäten sie bei der Recherche setzen soll und wie sie doch noch an Informationen kommen könnte, wenn eine Recherche in eine Sackgasse geführt hat.